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Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Angebot „ApplyBoost“ ist:
Roman Camenzind
Eichmatt 28
CH-6034 Inwil
Schweiz
E-Mail: support@apply-boost.com
Für datenschutzbezogene Anfragen und Anliegen erreichen Sie uns unter support@apply-boost.com. Soweit nach anwendbarem Recht ein Privacy Officer zu benennen ist, wird diese Funktion durch Roman Camenzind wahrgenommen.
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie:
- unsere Website besuchen;
- ein Nutzerkonto erstellen oder verwenden;
- kostenpflichtige oder kostenlose Leistungen von ApplyBoost beziehen;
- Dokumente, Texte, Stellenanzeigen, URLs oder sonstige Inhalte eingeben oder hochladen;
- mit uns kommunizieren;
- Marketing- oder Supportmitteilungen erhalten;
- unsere Website mit Cookies oder ähnlichen Technologien nutzen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
a) Stamm- und Kontaktdaten — Zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Land, Sprache, Supportanfragen.
b) Kontodaten — Zum Beispiel Login-Informationen, Authentifizierungsdaten, Benutzer-ID, Einstellungen, Tarifstatus, Transaktions- und Kontohistorie.
c) Bewerbungs- und Inhaltsdaten — Zum Beispiel hochgeladene Lebensläufe, Anschreiben, Stellenbeschreibungen, URLs, Texteingaben, Vorlagenauswahlen, Anpassungen und andere Inhalte, die Sie zur Erstellung oder Optimierung von Dokumenten bereitstellen.
d) Nutzungs- und Gerätedaten — Zum Beispiel IP-Adresse, Zeitstempel, Protokolldaten, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer, Interaktionsdaten, Fehlermeldungen und sicherheitsbezogene Logs.
e) Zahlungs- und Abrechnungsdaten — Zum Beispiel Zahlungsstatus, Bestellinformationen, Rechnungsdaten, Transaktionsreferenzen und gegebenenfalls die letzten vier Ziffern eines Zahlungsmittels. Vollständige Kartendaten erhalten wir in der Regel nicht.
f) Kommunikationsdaten — Zum Beispiel Inhalte von Supportanfragen, E-Mail-Korrespondenz, Feedback und sonstige Mitteilungen.
g) Marketing- und Einwilligungsdaten — Zum Beispiel Newsletter-Anmeldungen, Einwilligungsnachweise, Cookie-Präferenzen und Opt-out-Informationen.
4. Quellen der Daten
Wir erhalten personenbezogene Daten:
- direkt von Ihnen;
- automatisch bei der Nutzung unserer Website und Dienste;
- von von Ihnen genutzten Integrationen oder Zahlungs- und Identitätsdienstleistern;
- aus technisch notwendigen Sicherheits- und Protokollsystemen.
5. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung, Betrieb und Verbesserung von ApplyBoost;
- Erstellung, Bearbeitung und Ausgabe von Dokumenten und Textvorschlägen;
- Kontoverwaltung und Authentifizierung;
- Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungsbearbeitung;
- Support, Kommunikation und Kundenservice;
- IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse und Systemstabilität;
- Einhaltung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer- und aufsichtsrechtlicher Pflichten;
- Durchsetzung von Ansprüchen und Verteidigung in Rechtsstreitigkeiten;
- Versand von servicebezogenen Mitteilungen;
- Versand von Marketingmitteilungen, soweit rechtlich zulässig oder von Ihnen gewünscht;
- statistische Auswertung, Produktpflege und interne Qualitätsverbesserung.
6. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung stützt sich je nach anwendbarem Rechtskreis auf die nachfolgend genannten Grundlagen.
6.1 Schweiz
Soweit das schweizerische Datenschutzrecht anwendbar ist, verarbeiten wir Personendaten im Einklang mit dem Bundesgesetz über den Datenschutz. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:
- zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen;
- gestützt auf Ihre Einwilligung;
- zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
- auf Grundlage unserer überwiegenden privaten oder öffentlichen Interessen, soweit eine solche Grundlage rechtlich zulässig ist.
6.2 EWR
Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für rechtliche Verpflichtungen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Verarbeitungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn eine zusätzliche gesetzliche Voraussetzung erfüllt ist, insbesondere mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder wenn die Verarbeitung für die von Ihnen angeforderte Leistung erforderlich und rechtlich zulässig ist.
6.3 Vereinigtes Königreich
Soweit die UK GDPR anwendbar ist, gelten die vorstehenden Grundsätze sinngemäss.
6.4 USA, Australien, Neuseeland und andere Rechtsordnungen
Soweit lokale Datenschutzgesetze anwendbar sind, verarbeiten wir personenbezogene Daten nur in dem Umfang und auf die Weise, wie es das jeweils anwendbare Recht erlaubt.
7. Berechtigte Interessen
Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, können diese insbesondere sein:
- sicherer und wirtschaftlicher Betrieb unserer Dienste;
- Schutz vor Missbrauch, Betrug und unbefugtem Zugriff;
- Produktverbesserung und Weiterentwicklung;
- einheitliche Kundenbetreuung und Support;
- Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.
Wir berücksichtigen dabei Ihre Rechte und Interessen angemessen.
8. KI-Verarbeitung
Teile unserer Leistungen nutzen maschinelles Lernen, Sprachmodelle oder andere automatisierte Verfahren, um Texte, Vorschläge, Entwürfe oder Dokumente zu erzeugen, zu überarbeiten oder zu strukturieren.
Dabei gilt:
- Von Ihnen bereitgestellte Inhalte können an von uns eingesetzte KI-Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet werden.
- Wir verwenden solche Verarbeitungen nur zur Erbringung, Absicherung und Verbesserung unserer Leistungen sowie zur Fehleranalyse und Qualitätssicherung, soweit rechtlich zulässig.
- KI-generierte Ausgaben können unvollständig, unzutreffend oder für den konkreten Zweck ungeeignet sein. Sie müssen generierte Inhalte vor Verwendung selbst prüfen.
- Bitte laden Sie keine Inhalte hoch, die Sie nicht offenlegen dürfen oder deren Verarbeitung für den vorgesehenen Zweck nicht erforderlich oder unverhältnismässig ist.
- Soweit wir Inhalte gegenüber einem externen KI-Dienstleister verarbeiten lassen, geschieht dies auf Grundlage vertraglicher Schutzmechanismen und technischer sowie organisatorischer Sicherheitsmassnahmen.
Wichtiger Hinweis: Bitte laden Sie grundsätzlich keine sensiblen oder besonders schützenswerten Daten hoch, es sei denn, dies ist für die von Ihnen gewünschte Leistung erforderlich und rechtlich zulässig. Dazu können insbesondere Gesundheitsdaten, biometrische Daten, religiöse oder weltanschauliche Angaben, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Daten über strafrechtliche Sanktionen gehören.
9. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Wir können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:
- Hosting- und Infrastruktur-Anbieter;
- Authentifizierungs- und Identitätsanbieter;
- Zahlungsdienstleister;
- E-Mail- und Kommunikationsanbieter;
- Analyse-, Sicherheits- und Monitoring-Anbieter;
- KI- und Dokumentenverarbeitungsanbieter;
- Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsberater;
- Behörden, Gerichte oder andere Stellen, wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.
Derzeit eingesetzte oder vorgesehene Anbieter umfassen insbesondere:
Frontend-Hosting (Website): Netlify, Inc.
Backend-API und Ausführung: Render Services, Inc.
Datenbank: MongoDB Atlas (MongoDB, Inc.)
Authentifizierung und Nutzerkonto: Auth0 (Okta, Inc.)
Zahlungsabwicklung: Stripe, Inc.
KI- und Sprachmodelle (LLM): OpenAI, LLC
E-Mail und transaktionsbezogene Mitteilungen: über die jeweiligen genannten Plattformen (insbesondere Auth0, Stripe) sowie bei Support über unsere angegebene E-Mail-Adresse.
Die Auflistung entspricht der gegenwärtigen Systemarchitektur und kann bei technischen Anpassungen aktualisiert werden. Soweit erforderlich, stützen wir uns auf Auftragsverarbeitung und geeignete Garantien für Drittlandübermittlungen.
10. Internationale Datenübermittlungen
Wir können personenbezogene Daten auch in Staaten ausserhalb der Schweiz, des EWR oder des Vereinigten Königreichs übermitteln oder dort verarbeiten lassen.
Soweit erforderlich, stellen wir sicher, dass internationale Datenübermittlungen auf einer gültigen Rechtsgrundlage erfolgen, insbesondere:
- auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder einer gleichwertigen staatlichen Anerkennung;
- auf Grundlage von Standardvertragsklauseln;
- für Daten aus dem Vereinigten Königreich zusätzlich unter Verwendung des UK Addendums oder einer anderen zulässigen Transfergrundlage;
- aufgrund gesetzlicher Ausnahmen, wenn diese im Einzelfall anwendbar sind.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Typische Aufbewahrungsfristen oder Kriterien:
- Kontodaten: während der Dauer des Kontos und danach für bis zu 12 Monate zur Bearbeitung von Rückfragen, Sicherheit und Durchsetzung von Ansprüchen;
- Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer, in der Schweiz regelmässig bis zu 10 Jahre;
- Supportanfragen: in der Regel bis zu 24 Monate nach Abschluss des Vorgangs;
- Sicherheits- und Server-Logs: in der Regel 30 bis 180 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung zur Missbrauchsaufklärung erforderlich ist;
- Bewerbungs- und Dokumentinhalte: bis zur Löschung durch Sie, bis zur Kontolöschung oder gemäss den im Produkt genannten Aufbewahrungs- und Löschfunktionen;
- Marketingdaten: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder Ihrem Widerspruch, sofern keine andere Rechtsgrundlage eingreift.
Anschliessend werden Daten gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
12. Ihre Rechte
Je nach anwendbarem Recht stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
- Berichtigung unrichtiger Daten;
- Löschung;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit;
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
- Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde.
12.1 Schweiz
Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.
12.2 EWR
Sie können sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, an Ihrem Arbeitsort oder am Ort des mutmasslichen Verstosses wenden.
12.3 Vereinigtes Königreich
Sie können sich an das Information Commissioner’s Office wenden.
12.4 USA
Soweit anwendbares US-Recht Ihnen zusätzliche Rechte einräumt, erfüllen wir diese nach Massgabe des jeweils anwendbaren Rechts und der gesetzlichen Schwellenwerte.
12.5 Australien und Neuseeland
Soweit anwendbar, können Sie sich an die zuständigen Datenschutzstellen wenden.
Ausübung Ihrer Rechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an support@apply-boost.com. Wir können einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.
13. Marketing und Kommunikation
Wir senden Ihnen servicebezogene Mitteilungen, soweit dies für die Nutzung unserer Leistungen erforderlich ist.
Marketingbezogene Mitteilungen per E-Mail oder vergleichbaren elektronischen Kanälen senden wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist oder Sie eingewilligt haben. Sie können solchen Mitteilungen jederzeit widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen.
15. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder unzulässiger Offenlegung zu schützen. Dazu gehören je nach Risiko insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Verschlüsselung, Protokollierung, Backups und Sicherheitsüberwachung.
16. Minderjährige
Unser Angebot richtet sich nicht speziell an Kinder. Personen unter 18 Jahren sollen unsere Leistungen nur mit Zustimmung einer sorgeberechtigten Person nutzen, soweit dies nach anwendbarem Recht erforderlich ist.
17. Externe Links und Inhalte Dritter
Unsere Website kann Links zu externen Websites oder Diensten Dritter enthalten. Für deren Datenschutzpraktiken sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische, betriebliche oder regulatorische Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.